GUÍA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE VISORÍAS DE FÚTBOL EN CLUBES DEPORTIVOS.

METHODOLOGICAL GUIDE FOR THE REALIZATION OF FOOTBALL VISORS IN SPORTS CLUBS.

Carlos Alberto Jiménez Zambrano

Estudiante del programa de Ciencias del Deporte de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales (U.D.C.A.).

E-mail: carljimenez@udca.edu.co

Ana María Árias Castro

Profesional en Ciencias del Deporte de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A.. Especialista en Gerencia y Liderazgo U.M.N.G.

E-mail: anmas08@gmail.com

RESUMEN

El objetivo de este artículo es: mostrar la implementación y estructuración de una guía metodológica para la realización de visorías de fútbol en clubes deportivos. La masificación  de la práctica deportiva ha llevado a la creación de diversos tipos de organizaciones. La profesionalización del deporte, ha conseguido ampliar el panorama de la administración y la gestión deportiva con el fin de atender a sus necesidades. Los clubes deportivos de fútbol, hacen parte de este tipo de organizaciones y como tal, deberían funcionar bajo los planteamientos más básicos y comúnmente aceptados de la organización, ésto implica, considerar procesos adecuados de gestión y dirección empresarial, orientados hacia las actividades deportivas. La metodología para desarrollar este trabajo, se llevó a cabo en cuatro (4) fases: 1. Fase preparatoria; 2. Fase de análisis y conceptualización; 3. La fase de elaboración y 4. Fase final. Resultados: a partir de la revisión bibliográfica, se realizó el diseño y elaboración, de una guía práctica para la realización de las visorías de fútbol, con base en los modelos revisados para la organización de eventos deportivos. Para la estructuración de la guía, se adaptó la información de mayor relevancia, con referencia a las características, que en una visoría se pretende desarrollar. La guía presenta de manera clara y definida las cuatro (4) fases con sus respectivos pasos lo que permite una utilización sencilla y aplicable, orientando el proceso de: Planificación, organización, desarrollo y evaluación del evento deportivo para las visorías en el fútbol.  

Palabras Clave: Deporte, planificación y organización de eventos, visorías, clubes deportivos, fútbol.

ABSTRACT

The objective of this article is: to show the implementation and structuring of a methodological guide for the realization of soccer review in sports clubs. The massification of sports practice has led to the creation of various types of organizations. The professionalization of the sport, has managed to expand the panorama of administration and sports management in order to meet their needs. Football sports clubs are part of this type of organization and as such should operate under the most basic and commonly accepted approaches of the organization, this implies, consider appropriate processes of management and business management, oriented to sports activities. The methodology to develop this work was carried out in four (4) phases: 1. Preparatory phase; 2. Phase of analysis and conceptualization; 3. The elaboration phase and 4. Final phase. Results: from the bibliographical review, the design and elaboration of a practical guide for the realization of the soccer displays were carried out, based on the revised models for the organization of sporting events. For the preparation of the guide, the most relevant information was adapted, with reference to the characteristics, that in a viewfinder is intended to develop. The guide presents clearly and clearly the four (4) phases with their respective steps which allows a simple and applicable use, guiding the process of: Planning, organization, development and evaluation of the sporting event for football review.

Key words: Sport, planning and organization of events, showrooms, sports clubs, football.

INTRODUCCIÓN

Pocas manifestaciones masivas tienen la carga simbólica y ritual que se condensa en el fútbol. Con el desarrollo industrial y la globalización, el fútbol, pasó de ser una actividad recreativa, a un fenómeno social y cultural, que comprende una dimensión considerable, en lo que respecta a deporte, espectáculo y producto (Santa Cruz, 1998).

El deporte ha sido esencial para el progreso de las sociedades modernas. A través de este proceso evolutivo, con ayuda de los avances tecnológicos, científicos y de organización social, el deporte ha jugado un rol indispensable, debido a que es una manera más de organizar la sociedad y relacionarla con el Estado, es decir, el deporte en un sentido más amplio y diverso, debe estar articulado al proyecto de Estado-nación (Medina, 2013).

Considerando esta relación entre el Estado, nación y la influencia que tenía el deporte, los gobiernos comenzaron a elaborar políticas, para desarrollar un sistema deportivo que se ajustara a sus necesidades, representara sus características primordiales y contribuyera a la formación de sus ciudadanos. En nuestro país, a partir de la expedición de la Ley del Deporte, se dictaron las disposiciones para crear el Sistema Nacional del Deporte y su estructura. Dentro de esta estructura, se encuentran los clubes deportivos, organismos privados que funcionan a nivel municipal o distrital, encargados de fomentar las prácticas deportivas e impulsar los programas de interés público y social.

La masificación y profesionalización del deporte ha generado la creación de diversas organizaciones, ampliando considerablemente, el panorama de la administración y la gestión deportiva, esto implica que, sin importar: cuál sea el tamaño de la organización, es necesario llevar a cabo adecuadas prácticas de gestión y dirección empresarial, orientados hacia las actividades deportivas (Acosta, 2005; Año, 2003; París, 2005). Cada vez más, las organizaciones deportivas están funcionando como las empresas modernas para mantenerse competitivas en el mercado.

La realización de eventos deportivos permite materializar las actividades que se proponen dentro de la organización. Sin embargo, la organización de un evento requiere un proceso de planeación y, de la coordinación y esfuerzo de un equipo de trabajo para cumplir los objetivos formulados (Gutiérrez, 2003).

Las visorías son actividades que desarrollan los clubes deportivos y deberían ser consideradas dentro de la organización de eventos, aunque éstas, no cumplan con todas las características de los eventos tradicionales. Por medio de las visorías de fútbol se desarrollan procesos de captación y selección de talento, estas brindan un espacio para que los jugadores que participan, sean observados con el propósito de evaluar sus habilidades y capacidades, aunque el proceso de selección puede variar, según la metodología usada por los visores o expertos en la especialidad deportiva.

La realización del presente trabajo obedece, en primera instancia, al cumplimiento de los requerimientos académicos de la Práctica Profesional II de noveno semestre, en segunda medida, permite fortalecer los procesos formativos obtenidos a lo largo de la carrera; además, enriquece el crecimiento profesional, al exponer al estudiante de manera directa en el campo laboral poniendo a prueba sus competencias.

Este documento refleja el trabajo desarrollado durante el semestre, el cual tuvo inicio, con un ejercicio de contextualización y diagnóstico del centro de práctica, con el fin identificar la necesidad a intervenir, se presenta la justificación pertinente y los objetivos a lograr; después de ésto, se realizó la revisión bibliográfica para proporcionar el soporte teórico correspondiente, se muestran las cuatro fases del proceso metodológico y los resultados, cuyo producto final, fue la propuesta de una guía metodológica para la realización de las visorías de fútbol en clubes deportivos; finalmente, se exponen las respectivas conclusiones y recomendaciones del trabajo desarrollado.

En Julio de 2013, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A., a través del programa de Ciencias del Deporte, firmó un contrato como convenio de cooperación con el Centro Universitario de Fútbol y Ciencias del Deporte, y el Club Pachuca de México, con el propósito de fortalecer el proceso formativo y deportivo de las personas que hacen parte de la comunidad universitaria. En este contrato, se estipula que se podrá utilizar la marca, del equipo de fútbol mejicano para el equipo de fútbol de la universidad, bajo el nombre de “Club de Fútbol U.D.C.A.-Pachuca” (U.D.C.A., 2013).

Por medio del convenio se podrán realizar diferentes actividades como, campamentos de verano en el Pachuca para jugadores, capacitación para entrenadores, desarrollar centros de formación y perfeccionamiento. Además, sí, alguno de los jugadores llegase a ser transferido a un club profesional, el Club tendrá la posibilidad de recibir remuneración económica por los derechos de formación de los jugadores (U.D.C.A., 2013). Si bien, este convenio ofrece alternativas y beneficios para el Club, de la misma manera, representa cumplir ciertas responsabilidades, tanto con el Club Pachuca de México, como con los jugadores del equipo de la universidad, fundamentadas principalmente en buenas prácticas administrativas, gestión y formación deportiva.

Con el fin de establecer, el estado en el que se encuentran las actividades y procesos administrativos del Club U.D.C.A.-Pachuca, se elaboró y analizó, una matriz D.O.F.A., con lo que fue posible determinar ciertas debilidades respecto a estos procesos, dejando en evidencia que el Club no está cumpliendo con algunas de las responsabilidades adquiridas, a través del convenio firmado con el Club Pachuca de México.

Durante la realización del análisis estratégico, se observó que el Club ha venido implementando soluciones, a algunos de los problemas con los que venía en el pasado. Sin embargo, las evidencias muestran que el Club tiene considerables problemas administrativos y muchos retos por cumplir. No existe una planificación estratégica, planes de acción, metas a corto, mediano o largo plazo, no hay manual de funciones, inclusive tareas simples, como es el archivo y la base de datos, se encuentran desactualizados (Jiménez, 2016).

Para efectos del ejercicio de la Práctica Profesional II y con base en la matriz D.O.F.A., se determinó intervenir en el tema de las “visorías”, debido a que el Club U.D.C.A.-Pachuca, no realizó la visoría correspondiente al año 2015. Vale la pena aclarar, que el Club venía considerando realizar la visoría para el año en curso (2016). Sin embargo, no se encontró algún tipo de guía o modelo a seguir, para su elaboración y desarrollo. Ante la situación planteada, se realizó un árbol de problemas (ver Figura 1) con el fin determinar las causas y los posibles efectos que puede ocasionar el incumplimiento de las visorías.

Figura 1: Árbol de problemas. Visorías U.D.C.A.-Pachuca.

Con relación a la figura anterior, la parte media del árbol muestra el problema a intervenir el “incumplimiento en la realización de las visorías”. En la parte inferior del árbol, se muestran las principales causas; en primera medida, se hace notable el descuido en todos los niveles del ciclo administrativo, debido a que no hubo planificación, organización, control, ni dirección, para desarrollar el evento. En adición a ésto, este tipo de eventos requieren de recursos económicos, y finalmente, un modelo para facilitar su ejecución.

Considerando lo expuesto anteriormente, la parte superior del árbol, muestra los efectos negativos que se podrían ocasionar por el incumplimiento de las visorías. Dicho ésto, lo primero y tal vez lo más importante, es que se perjudica la credibilidad y la imagen del Club, afectando también, el nombre de la universidad. En segunda instancia, ésto puede acarrear la pérdida jugadores y perjudicar los términos del contrato con el Pachuca de México. Finalmente, cuando no se realizan este tipo de eventos, se desperdicia una fuente de ingresos económicos, que podría ayudar a las finanzas del Club.

¿Dispone el Club U.D.C.A.-Pachuca de las herramientas y los medios para desarrollar las visorías del Club Pachuca de México?.

Cuando se pensó en desarrollar el tema de las visorías en el fútbol, se hizo una indagación considerable en páginas web y libros, con el propósito de encontrar soporte teórico que pudiera explicar, que eran las visorías y como se llevan a cabo, lo cierto es, que la búsqueda arrojó resultados limitados, incluso, el mismo término visoría, parece no estar muy estandarizado, aunque, si es muy utilizado en México.

Con ésto, no se quiere decir, que las visorías no se hagan, es sabido que este tipo de eventos se realizan en diferentes ámbitos y en varios niveles deportivos, es más, se encontró información relacionada con quienes las realizan, cuál es su propósito y que se busca en los individuos que participan en las visorías, sin embargo, parece no haber documentación o guías disponibles que describan como se desarrollan, evidenciando la relevancia y elaboración de este trabajo.

Muy seguramente, los clubes de fútbol reconocidos y establecidos, disponen de modelos hechos a sus necesidades para la ejecución de dichas visorías, que se manejan internamente, como un proyecto más de las actividades que deben cumplirse. Considerando lo anterior, se entiende la visoría como un evento deportivo o proyecto, que cumple un papel muy importante dentro de la organización y, por tanto, debe ser tratado como tal, pasando al menos por tareas tradicionales como: planificar, programar, gestionar, controlar y evaluar, con el fin de incrementar la satisfacción de todas las partes involucradas (Magaz & Fanjul, 2012).

Este trabajo resulta pertinente, porque por medio de estas visorías, los jugadores del equipo de la universidad pueden ser observados por los visores del Club Pachuca de México, con el fin de ser seleccionados para jugar con el club mejicano. De igual manera, la realización de este tipo de eventos, sí, se hacen bien, mejoran la imagen y credibilidad del club, además, permite recibir un ingreso económico adicional, que puede ayudar a solventar las finanzas del club.

Asimismo, este trabajo presenta un cierto grado de novedad porque, si bien, la planeación y la organización de eventos están extensamente explicados en la literatura de las ciencias sociales, no pareció encontrarse una guía o un modelo aplicado hacia las visorías en el fútbol.

Por consiguiente, la producción de una guía metodológica para la realización de visorías en el fútbol, supone tener un impacto académico importante, porque a través de este proceso se refleja un crecimiento en el campo de la formación profesional.

La finalidad es dejar una guía metodológica, rigurosamente elaborada, comprensible y aplicable, que permita inicialmente, atender a las necesidades del Club U.D.C.A.-Pachuca, pero que se espera, pueda ser replicada a nivel local, a través de los diferentes clubes de fútbol y escuelas deportivas de la ciudad; y por qué no, llegar a tener un alcance a nivel nacional, mostrando que la gestión deportiva puede cambiar y mejorar en la aplicabilidad de los procesos administrativos de las instituciones deportivas.

MARCO TEÓRICO

Las actividades deportivas durante mucho tiempo han sido una parte esencial del ser humano. A través del deporte es posible observar tendencias socio-culturales que traspasan lenguajes, ideas políticas y religiosas, donde no hay diferencias sociales, ni conflictos (Alabarces, 2000). El deporte es una manifestación expresiva, un estilo de vida, un modelo de comportamiento, un medio de comunicación, es ideología, es pasión, tecnología y conversación cotidiana (Porro, 2001).

Durante las últimas décadas su constante desarrollo y crecimiento; especialmente, debido a la globalización y a los avances tecnológicos, han hecho que el deporte se haya convertido en un elemento de los medios de comunicación y de gran espectáculo, permitiendo la creación de una variedad de espacios, donde circulan ofertas y demandas de productos y servicios deportivos. De este modo, el concepto de deporte tradicional termina dando paso, al deporte visto como un recurso, lo que dió origen a una industria deportiva inmensa y diversa, que se ha extendido hasta los lugares más remotos del mundo.

Como consecuencia, el deporte ha tomado mayor participación dentro del sistema económico y el mercado de muchos países, tanto así, que sin importar: cuál sea su forma de consumo, ya sea como producto o como servicio, es un asunto que genera intereses económicos, es atractivo desde el punto de vista comercial y tiene la capacidad de competir cómodamente, contra cualquier mercado (Capretti, 2011).

A medida que fue evolucionando el deporte y con el desarrollo de la sociedad industrial moderna, se hizo necesario que los gobiernos elaboraran políticas, para que este fuera ajustado a sus necesidades y representara sus características esenciales, lo que promovió el desarrollo del sistema deportivo. A partir de sus características estructurales, el sistema deportivo permitió la traducción y transmisión lúdica de los valores básicos de las sociedades modernas: la idea de civilización, ligada a la idea de modernización y calidad de vida; el concepto de progreso como superación constante, la estima al trabajo ordenado y sistemático, como clave para conseguir el éxito (Capretti, 2011; Lagardera, 1992).

En Colombia en 1995, se expidió la Ley 181, conocida también, como la Ley del Deporte, esta ley fue desarrollada a partir del artículo 52 de la Constitución Política de 1991. Con la expedición de esta ley se crea el Sistema Nacional del Deporte, con el fin de permitir el acceso de la comunidad al deporte, a la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la educación extraescolar y la educación física, teniendo como objetivo generar y brindar a la comunidad oportunidades de participación en procesos de iniciación, formación, fomento y práctica del deporte, la recreación, y el aprovechamiento del tiempo libre, como contribución al desarrollo integral del individuo y a la creación de una cultura física para el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

El Sistema Nacional del Deporte es un conjunto de organismos articulados entre sí, divididos en tres niveles jerárquicos y según su jurisdicción son públicos, privados o mixtos. A nivel nacional se encuentra el Ministerio de Educación Nacional, el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre "Coldeportes", el Comité Olímpico y Paralímpico Colombiano y las Federaciones Deportivas; a nivel departamental: los Entes Deportivos Departamentales y del Distrito Capital, las Ligas Deportivas y las Asociaciones Deportivas; a nivel municipal: Los Entes Municipales y Distritales, los Clubes Deportivos, Clubes Promotores y Clubes Deportivos Profesionales (Coldeportes, 2013; Ley 181, 1995).

Debido al marco en el que se desarrolla este trabajo, se da pertinencia, principalmente, a los clubes deportivos. El Decreto 1228 de 1995 y la Resolución 231 de 2011, muestran las disposiciones requeridas por los organismos deportivos para su estructura y funcionamiento. Según el artículo 2 del Decreto 1228, los clubes deportivos son organismos de derecho privado constituidos por afiliados, mayoritariamente deportistas, para fomentar y patrocinar la práctica de un deporte o modalidad, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre en el Distrito Capital, e impulsar programas de interés público y social.

Como ya se ha visto, el deporte es uno de los fenómenos sociales más importantes de las últimas décadas, con su desarrollo se han establecido sistemas deportivos y organizaciones deportivas. La masificación de la práctica deportiva, ha generado la creación de diversas organizaciones: asociaciones de padres con estructura que financian actividades extraescolares, gimnasios, hoteles, empresas de gestión deportiva, incluso, escuelas privadas que, ofrecen puestos de nivel medio para dirigentes deportivos.

Como resultado de la profesionalización del deporte, el panorama de la administración y la gestión deportiva se ha ampliado considerablemente. En consecuencia, este tipo de actividades, no deberían obviar, ni escapar, a los planteamientos más básicos y comúnmente aceptados de la organización, lo que implica, considerar procesos adecuados de gestión y dirección empresarial, orientados hacia las actividades deportivas.

Si bien, es cierto que, las organizaciones deportivas pueden tener diferentes orientaciones, su objetivo principal es la obtención de beneficios, por lo que, se deben regir por los principios de gestión y mercado, propios de la empresa privada, incluyendo una planeación estratégica que se ajuste a sus necesidades (Acosta, 2005; Año, 2003; París, 2005).

Generalmente, el concepto de organización y el de empresa se utilizan de manera muy similar, es claro, en ambos casos, la existencia de un grupo de personas que se ocupan por alcanzar un propósito determinado. No obstante, se debe hacer una diferenciación, en una empresa se aplica al conjunto de personas que buscan resultados materiales, mientras en la organización, se hace mayor énfasis en la estructura de las relaciones humanas.

Se puede decir, que: “la organización es un sistema social estructurado y controlado, que persigue unos fines determinados de manera coordinada, utilizando los medios necesarios” (Mestre, Brotóns, & Álvaro, 2002). Es también claro, que las organizaciones deportivas están adoptando cada vez más el funcionamiento de las empresas modernas, con el fin de desarrollar sus actividades y mantenerse competitivas en el mercado.

Dentro de las actividades que debe realizar un club deportivo de fútbol están las visorías, estas se hacen para ayudar con los procesos de captación y selección de talento. Las visorías son un tipo de evento deportivo, cuyo objetivo principal es brindar un espacio para que los jugadores que participan en éstas, pueden ser observados por personas (visores) que cuentan con las competencias necesarias para evaluar sus habilidades y capacidades, con respecto a la especialidad deportiva.

Los clubes de fútbol organizan este tipo de eventos para mostrar los jugadores de sus clubes, o para atraer a jugadores de otras localidades, ciudades y en algunos casos, de otros países, para encontrar jugadores talentosos que tengan posibilidades de alcanzar altos resultados deportivos.

Con respecto al talento deportivo, Díaz, Mayorga, & Meneses (2003), presentan la definición de talento y algunos factores que los identifican. En primer lugar, el talento es el que caracteriza a un individuo que posee capacidades innatas y/o adquiridas por medio de la preparación deportiva adecuada, que le permite alcanzar un rendimiento más alto, en un deporte o modalidad específica.

En cuanto a las características que identifican a un talento, se encuentra: el somatotipo, la talla, el peso, proporción y composición de los músculos y, porcentaje graso; también, la capacidad y alto nivel de aprendizaje motor, la capacidad de asimilación y mejora en el entrenamiento deportivo y, el rendimiento deportivo con tendencia a la estabilidad técnica.

Si bien, las características mencionadas anteriormente, son algunos de los factores en que se apoyan los visores para la captación y la selección de talento, todo ésto va a depender de la metodología que utilice cada visor y el tipo de jugador buscado. Entendiendo que, utilizar una buena metodología es primordial para la detección de los posibles talentos, no se puede olvidar otro factor fundamental, los resultados.

Es necesario, que se haga un adecuado análisis e interpretación de los datos recolectados, de la misma manera, que su respectivo seguimiento y control, al final, todo ésto deberá poder ser argumentado desde la parte teórica, sin importar cuál sea el enfoque del visor, porque sólo de este modo se podrá plantear: ¿cuál es el camino a seguir con los resultados encontrados?.

Teniendo en cuenta, que las visorías son un tipo de evento deportivo, es necesario abordar el tema de la organización de eventos. Según Ferrand (1995) citado en (Desbordes & Falgoux, 2006), el evento es un espacio donde se reúnen hombres y mujeres en una especie de celebración colectiva, para asistir a un espectáculo deportivo o cultural; su función principal es presentar una marca, una empresa o un producto, mediante la reunión festiva de personas en torno al espectáculo; la comunicación del evento es una potente herramienta que se encarga de transmitir un mensaje, de impresionar, deslumbrar, o conmover…a través del evento.

En ciertos momentos, la realización de eventos deportivos permite materializar o dar vida a los proyectos que se proponen dentro de la organización. Asumir la organización de un evento requiere planear y unificar el esfuerzo de un grupo de personas, para satisfacer las necesidades de un público objeto, dando cumplimiento a los objetivos organizacionales de manera eficiente y eficaz, con el fin de obtener rentabilidad social y/o económica (Gutiérrez, 2003).

Una actividad deportiva se convierte en un evento deportivo, cuando cumple con características como: repercusión social, nivel amplio de asistencia de público, presencia en los medios de comunicación y audiencia televisiva; en adición a ésto, el tipo de deporte y la dificultad de su práctica; y finalmente, será un gran evento, sí, este cuenta con patrocinadores e ingresos propios (Año, 2003).

Sin embargo, no todos los eventos deportivos son iguales, lo que supone, tener en cuenta su clasificación. Los eventos se pueden clasificar en cuatro grandes grupos: puntuales, puntuales extraordinarios, puntuales de gran impacto y habituales. Los puntuales son eventos de complejidad menor que se celebran una vez al año, o en ocasiones, ni siquiera tienen esa continuidad, como: las maratones y ciertas pruebas atléticas; Los puntuales extraordinarios, son eventos con un nivel de complejidad medio, como: torneos preolímpicos o fases clasificatorias para distintos campeonatos; Los puntuales de gran impacto, son el grupo de máximo nivel de complejidad, como: Los Juegos Olímpicos y Los Campeonatos Mundiales de Fútbol; por último, los habituales, estos son de complejidad media y hacen referencia a los partidos de las ligas de deportes colectivos, que se realizan con mayor frecuencia (Año, 2003).

Con lo que respecta a la planificación y la organización del evento, diferentes autores plantean que este sea abordado, teniendo en cuenta, una serie de fases estructuradas para facilitar su realización, el número de fases y sus divisiones varían según la importancia que el autor otorgue a las respectivas fases (Magaz & Fanjul, 2012).

Considerando lo anterior, Año (2003), plantea que pueden existir hasta siete fases. 1. Fase preliminar; 2. Fase de presentación de la candidatura; 3. Fase de concesión y formación del comité organizador; 4. Fase de planeación; 5. Fase de ejecución de programas; 6. Fase de realización del evento; 7. Fase de cierre. Por otro lado, Desbordes & Falgoux (2006), establecen cuatro fases para la realización de un evento deportivo: 1. El diseño; 2. Las funciones principales preparatorias, aquí se presenta un modelo de seis funciones así: administrativa y financiera, legislativa y de seguridad, de la comunicación y medios de comunicación, comercial y de patrocinio, logística y deportiva; 3. El desarrollo; 4. La fase post-evento.

Tomando como referencia, lo expuesto anteriormente, se observan algunos aspectos en común, de manera más sencilla, se puede decir, que todo evento, está distribuido en al menos tres momentos bien diferenciados, como lo plantea Díaz, Mayorga & Meneses (2003): el pre-evento, el desarrollo del evento y el post-evento. En el pre-evento o fase de planeación, se hace la recolección de información respecto a necesidades, gustos, recursos físicos y económicos; ésto incluye, las instalaciones deportivas, recursos humanos, recursos materiales, organización técnica, duración, presupuesto, participantes y la solicitud de permisos que se requieran.

En la segunda fase, el desarrollo del evento, como su nombre lo indica será donde se llevan a cabo las actividades programadas con su respectivo control y seguimiento. En la última fase, el post-evento, básicamente, se evalúa el evento y se distribuyen los resultados; ésto incluye, estimar los logros respecto a los objetivos propuestos, realizar un balance contable, ordenar pagos, alquileres, inventario y devolución de implementos, enviar cartas de agradecimiento, y finalmente, difundir los resultados del evento.

METODOLOGÍA:

El proceso metodológico adoptado para desarrollar este trabajo y, consecuentemente, elaborar la guía metodológica para la realización de las visorías de fútbol, se adelantó en cuatro fases conexas entre sí, de la siguiente manera:

Fase Preparatoria

En primera instancia, se realizó una contextualización del centro de práctica, en la que, se determinaron algunas disposiciones normativas, seguido de una breve caracterización con respecto a los aspectos estructurales, misionales y el proceso de planeación del Club Deportivo U.D.C.A.-Pachuca. Finalizado ésto, se aplicó el diagnóstico D.O.F.A., para identificar los factores internos, debilidades y fortalezas, para luego, determinar los factores externos, oportunidades y amenazas; con base en ésto, se elaboró la matriz y se desarrollaron diversas estrategias, mostrando las posibles situaciones a intervenir.

Fase de Análisis y Conceptualización

En esta fase se analizaron las diferentes situaciones a intervenir, después del análisis, se determinó que el tema a desarrollar, sería sobre la planeación, realización y evaluación de las visorías de fútbol del Club. Habiendo determinado, que había un incumplimiento en la realización de las visorías de fútbol, se desarrolló la descripción del planteamiento del problema, con la ayuda de un árbol de problemas para determinar las causas y los efectos potenciales que ésto implicaría. A partir de ahí, se desarrolló la justificación con el fin de mostrar la relevancia, la necesidad, la importancia y el impacto positivo que ésto podría traer para el Club.

Considerando lo anterior, se dió inicio a la revisión de la literatura con respecto a los temas pertinentes a tratar, para ésto, se consultaron diferentes bases de datos, libros y páginas web, como se muestra en las referencias bibliográficas, con el propósito de fundamentar y construir el marco teórico; que se desarrolló en torno a: la administración deportiva, la planificación y organización de eventos, los clubes deportivos y la selección de talento.

Fase de Elaboración

Para la fase de elaboración, en primera medida, se tuvo en cuenta la documentación revisada acerca de la planificación y organización de eventos. Los diferentes modelos encontrados fueron analizados y comparados, con el propósito de obtener los elementos que fueran más apropiados, para la elaboración de un modelo que cumpliera con las características requeridas para realizar las visorías de fútbol.

Teniendo claro ésto, el segundo paso fue, utilizar la información correspondiente, para iniciar el diseño y composición de la versión preliminar, de la guía metodológica para la planificación y la organización de visorías de fútbol en clubes deportivos; documento que fue entregado al docente encargado de la Práctica II, para su respectiva revisión y evaluación.

Fase Final

En esta última fase, se hicieron los ajustes necesarios para la redacción y entrega de la versión final de la guía metodológica; se elaboraron las conclusiones finales del trabajo desarrollado a lo largo del semestre y; finalmente, se realizó la presentación y socialización de la guía metodológica elaborada.

RESULTADOS

Entendiendo que la visoría es un acontecimiento significativo dentro la variedad de actividades que realizan los clubes deportivos de fútbol, es necesario, brindarle la importancia que se merece. Además, de los propósitos académicos, la realización de este trabajo tenía como finalidad, proponer una guía metodológica, para la realización de visorías de fútbol en clubes deportivos. Con base en la revisión bibliográfica y los modelos de organización de eventos, se construyó una guía metodológica que comprende cuatro fases, para facilitar la planeación, realización y evaluación de este tipo de eventos deportivos. La guía se muestra a continuación.

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE VISORÍAS DE FÚTBOL EN CLUBES DEPORTIVOS

INTRODUCCIÓN

Las convocatorias a visorías, son de gran importancia para los clubes de fútbol. El objetivo esencial de las visorías es brindar un espacio para identificar a posibles jóvenes talentos para que hagan parte del club. Sin embargo, dependiendo de las necesidades de la organización, este tipo de eventos, también sirven, como una herramienta de publicidad para dar a conocer el club y, además, pueden traer consigo beneficios económicos.

El propósito principal de esta guía es mostrar algunas pautas y recomendaciones, de los pasos a seguir, para orientar la planificación y la organización del evento. La guía metodológica se construyó, teniendo en cuenta, algunos de los modelos utilizados por expertos, para la organización de eventos deportivos.

Sin embargo, se tomaron las fases y pasos, que parecieron más adecuados para su elaboración y se proponen algunos, siguiendo las características de las visorías de fútbol. La guía metodológica se encuentra estructurada en cuatro fases: Fase de diagnóstico, fase de planeación, fase de ejecución y fase de post-evento.

1. FASE DE DIAGNÓSTICO

En esta primera fase, se propone realizar un diagnóstico con el fin de determinar, sí la realización de una visoría es viable y presenta beneficios para el Club. Especialmente, sí, es la primera vez que se piensa realizar; en el caso contrario, sí, ya se han realizado eventos de este tipo, permitirá tener en cuenta aspectos y resultados previos, para su planificación. Así mismo, es posible, que después de realizar el diagnóstico se encuentre que, el Club no se está en condiciones de realizar una visoría, que no es el momento indicado, o simplemente, que su realización, no cumple con los intereses de la organización.

2. FASE DE PLANEACIÓN

Considerando que la realización de la visoría es viable, la siguiente fase será el proceso de planeación. Para ésto, se propone tener en cuenta, los siguientes aspectos, que serán determinados y diseñados según corresponda:

Nombre del evento

• “Visorías Club Deportivo…”.

Objetivos

• “Brindar un espacio para identificar jóvenes talento…”.

¿A quién está dirigida la visoría?

• Será necesario determinar las categorías o las edades de los jóvenes, a quienes se dirige la actividad.
• Convocatoria abierta o cerrada. En el primer caso, se programa una fecha, se indican las categorías y se realiza la visoría con la cantidad de jugadores que asistan. Sin embargo, ésto puede presentar una desventaja, debido a que no se conoce anticipadamente, el número de personas que puedan llegar a asistir. El segundo caso, requerirá determinar una fecha previa para la inscripción de los jugadores, y otra, para la realización de la visoría, con ésto, se obtiene el beneficio de conocer anticipadamente, la cantidad de jugadores que van a participar en las visorías.

Fecha de realización y duración del evento

• Asegurarse de permitir tiempo suficiente, antes de la fecha de realización y que no haya otros eventos importantes en la misma fecha.
• Establecer cuánto va a durar el evento. Los factores que determinan el tiempo, dependerán del número de canchas de fútbol disponibles, la cantidad de visores y el número de jugadores que logre la convocatoria del evento. Además, el tiempo será esencial, en el momento de elaborar el presupuesto y los contratos a terceros.

Recursos Físicos

Las instalaciones deportivas serán un factor determinante, para establecer cuantas personas puede albergar el evento, ésto incluye, los participantes, los acompañantes, invitados especiales y las personas que hacen parte de la organización.

• Canchas de fútbol.
• Zonas para acomodar las personas que asisten al evento (gradas, sillas…)
• Zona de alimentación.
• Parqueaderos.
• Baños.

Recursos materiales

• Implementos deportivos (balones, mallas, petos, cronómetros, pitos…).
• Equipos para el sonido, computadores, cámaras.
• Formatos de inscripción, control y evaluación.

Gestión de talento humano

• Personal técnico (visores, entrenadores, árbitros…).
• Personal de apoyo logístico (protocolo, voluntarios, zona de alimentación, servicios generales, transporte).
• Personal de primeros auxilios, médicos, fuerzas de seguridad pública…
• Equipo de Trabajo. Este apartado hace alusión, a los individuos o grupos encargados de llevar acabo las actividades necesarias, para que el evento se materialice. La cantidad de personas o equipos, dependerá de la estructura orgánica y de los recursos que el Club tenga a disposición.
• Contrataciones y contratos. En caso que se decida contratar personal especializado, para las áreas o actividades que requiere el evento; planear costos y tiempo.
• Invitados especiales.

Promoción y publicidad

Este aspecto se debe tener en cuenta, para determinar los medios que se van a utilizar para la difusión del evento y el costo que generan, para que sean incluidos dentro del presupuesto.

• Concretar el diseño para el formato de inscripción y/o invitación.
• Definir los medios de difusión: periódicos, radio, televisión, redes sociales, volantes.

Aspectos Legales

• Particularidades contractuales y documentación.
• Solicitudes y permisos especiales (según localidad o municipio).
• Seguros (cubrir imprevistos, siniestros y daños a terceros).

Presupuesto

• En pocas palabras, la elaboración del presupuesto es expresar en cifras, todas las actividades consideradas durante el proceso de planeación. Por medio del presupuesto será posible determinar los gastos, los ingresos y la cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo el evento.
• Además, conocer el costo del evento, facilitará la toma de decisiones, para determinar, si se puede financiar desde la organización, de lo contrario, será necesario buscar otros medios para ayudar a financiarlo, ya sea, a través de patrocinadores o generando un cobro de inscripción para los jugadores que deseen participar en la visoría.

Plan de trabajo

Con base en la información obtenida en los pasos anteriores y cualquier otro aspecto, que aparezca durante el proceso de planeación, el siguiente paso a desarrollar, será la elaboración de un plan de trabajo para:

• Definir y coordinar las funciones y las tareas que se deben realizar, antes, durante y después del evento.
• Determinar los plazos de tiempo, su respectivo seguimiento y evaluación.
• ¿Cómo se van a realizar?
• ¿Quiénes las van a realizar?

3. FASE DE EJECUCIÓN

Como su nombre lo indica, esta fase se trata de la celebración propia del evento, la fase en la que se va a llevar cabo, todo lo que se ha venido planeando. En esta fase, es posible, que se necesite realizar una última reunión, con todos los involucrados para tener claro, lo que se va a hacer y para informar ajustes de última hora. Aunque se supone que ya está todo preparado, esta fase requiere de constante control y coordinación de todas las partes. Se recomienda desarrollar los siguientes pasos:

Recepción e Inscripciones

• Recepción de los jugadores.
• Realizar inscripciones, o verificar inscripción, sí, se hizo previa al evento.

Presentación y Protocolo

• En este paso se debe comunicar la programación del evento y como se van a desarrollar las actividades.

La Visoría

• Este es el acontecimiento principal del evento, su realización se llevará a cabo, según la metodología que decidan desarrollar los visores, que fueron puestos a cargo para la detección de talento.
• Normalmente, se realizan partidos de fútbol o pruebas y cada visor, se encarga de mirar aspectos específicos de cada jugador, de acuerdo con lo que se esté buscando (formatos de evaluación).

Resultados de la visoría

• Este paso también, quedará a elección de la organización, hay dos posibilidades, dar los resultados al finalizar la visoría, o hacerlo días después, contactando a los jugadores que fueron elegidos.

Clausura

• Protocolo de cierre.
• Recuento del evento.
• Invitaciones a futuros eventos.
• Agradecimientos (a los participantes, a los demás asistentes y a la organización).

4. FASE POST EVENTO

Esta fase es fundamental para determinar los aspectos futuros del evento y su continuidad; se recomienda hacerlos, tan pronto como sea posible, después de la finalización del evento. Se trata de hacer una evaluación del evento, analizar el impacto, la satisfacción de las personas que intervinieron y comunicar los resultados. Pasos a seguir:

Al finalizar el evento

• Recoger y devolver (materiales, implementos y equipos).
• Control de existencias y bienes (inventario).
• Realizar pagos (inmediatos).

Los días siguientes

• Evaluar los logros respecto a los objetivos propuestos para el evento.
• Ordenar pagos y cancelar contratos.
• Balance financiero (gastos, ingresos y egresos).
• Determinar el impacto y satisfacción del evento.
• Enviar cartas de agradecimiento.
• Concretar una reunión para realizar la memoria final del evento.
• Socialización y difusión de los resultados.

CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y APORTES

Después de hacer la revisión bibliográfica para la elaboración de este trabajo, se encontró que no hay libros, artículos académicos o fuentes confiables disponibles, que brinden información con respecto a la planeación y la realización de las visorías de fútbol en clubes deportivos, lo que generó ciertos inconvenientes para el desarrollo del artículo y específicamente, la elaboración de la guía metodológica.

La mayoría de fuentes consultadas, presentan información relacionada con los grandes eventos deportivos, como los Juegos Olímpicos, La Copa Mundial de Fútbol, campeonatos de atletismo o torneos de tenis, que necesitan de un proceso de planeación y realización, más largo y minucioso. Así mismo, se encontraron algunos casos, en que, se presentan eventos de menor dimensión, pero éstos, hacen referencia a torneos de fútbol o eventos recreativos orientados hacia al bienestar social, que no concuerdan con las características de las visorías de fútbol.

Consecuentemente, para poder elaborar la guía metodológica para las visorías de fútbol, la única opción fue apoyarse en estos modelos y postulados propuestos, por diferentes expertos acerca de la organización de eventos deportivos. Durante la elaboración de la guía, se mantuvieron algunos de los aspectos presentados en los modelos, se proponen otros diferentes y algunos otros, fueron modificados para adaptarlos de acuerdo a las particularidades que requiere la visoría.

Es evidente, que la visorías de fútbol son un evento deportivo, que se lleva a cabo en la mayoría de clubes deportivos, las visorías tienen un papel importante para la organización y deben ser tratadas como tal. Con ésto se sugiere, que sin importar: cuál sea la dimensión del evento, es necesario aplicar procesos administrativos adecuados, se debe planificar, programar, gestionar, controlar y evaluar, con el fin de asegurar el mejor resultado posible. Es por ésto, que la elaboración de la guía metodológica para la visorías de fútbol en clubes deportivos, hace un aporte significativo al desarrollo de este trabajo, la guía muestra claramente, en cuatro fases los pasos a seguir para la realización del evento.

Por último, vale la pena aclarar que esta guía metodológica es solamente una recomendación, para llevar a cabo el evento de las visorías de principio a fin, es necesario tener en cuenta, que no todos los eventos son iguales, hay que considerar cada detalle, porque las necesidades de cada organización son distintas, en otras palabras, se sugiere, que cada organización diseñe y elabore, un modelo propio, que se ajuste a sus necesidades. Así mismo, la aplicación de esta guía metodológica, puede o no, asegurar el éxito del evento, lo que sí, es seguro, es que va a garantizar que todo lo que se realice, se desarrolle de acuerdo a lo planeado, y con su evaluación, será posible identificar en donde se falló, para que el próximo evento sea mejor.

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